De European Association of Urology (EAU) is de autoriteit binnen Europa voor urologische zorg. Met meer dan 16.000 medische professionals streven ze ernaar het niveau van urologische zorg in heel Europa en daarbuiten te verhogen. Dit doet de EAU door
wetenschappelijk onderzoek te stimuleren, jonge en ervaren urologen te onderwijzen en richtlijnen te ontwikkelen ter behandeling van urologische aandoeningen. Het jaarlijkse congres is een van de grootste medische congressen in Europa en trekt zo’n 13.000
deelnemers.
Flexibel naar de organisatie toe
Het organiseren van een congres vergt een gedegen voorbereiding en stelt daarom ook hoge eisen aan een applicatie om dit alles te kunnen ondersteunen. De behoeftes van de organisatie veranderen daarbij voortdurend en de applicatie moet mee kunnen gaan
met die veranderingen.
Na ruim tien jaar trouwe dienst werd het steeds moeilijker om met de oude applicatie te voldoen aan nieuwe wensen vanuit de organisatie. De EAU ging daarom op zoek naar vervanging voor de oude applicatie met meer functionaliteit. Snel aan kunnen passen
en invulling kunnen geven aan nieuwe wensen waren belangrijke voorwaarden waaraan de applicatie moest voldoen. Ook moest de applicatie intuïtief zijn en een frisse uitstraling hebben. Deze eisen vonden zij niet terug in een standaard applicaties.
Het Betty Blocks platform bood uitkomst.
“Snel kunnen ontwikkelen, flexibel naar de toekomst toe en intuïtief in gebruik, dat waren de belangrijkste voorwaarden voor de applicatie.”
Het doel van de applicatie is zeer veelzijdig en gaat veel verder dan alleen het volledig ondersteunen van de organisatie van congressen. Zo dienen bijvoorbeeld ook leden via de MyEAU portal inzage te hebben in en toegang te hebben tot hun gegevens.
Efficiënter en beter overzicht
Onder de naam “Oxygen” is een totaaloplossing ontwikkeld die de processen efficiënter ondersteunt. Een zeer uitgebreide backend applicatie en verschillende online applicaties bieden een CRM, membership en registration module, abstract handling, logistics,
finance, scientific programme, accreditation en events die volledig in elkaar zijn geïntegreerd. Met deze functionaliteiten is Oxygen een oplossing geworden die ruimte biedt voor de toekomst. Gebruikers kunnen sneller en eenvoudiger een registratie
verwerken en het programma samenstellen. Oxygen geeft de gebruiker een beter overzicht van alle informatie die hiervoor nodig is.
Het jaarlijkse EAU congres met meer dan 13.000 bezoekers vormde een grote uitdaging voor de eerste keer met Oxygen. “Juist op de piekmomenten moest het in één keer goed gaan”, aldus Antoine van der Velden, IT Project Manager van de EAU. Eén event met
ruim 11.500 deelnemers, ruim 68.000 entitlements, 289 sessies, 2.268 sprekers, 15.542 certificaten, ruim 30.000 evaluaties en testen, 5.365 abstracts, 22.296 reviews, 154 exhibitors en meer. Ook zijn via de scan app ruim 56.000 scans gedaan bij de
toegang van verschillende zalen.
“Een mega operatie die zeer succesvol is verlopen met slechts zeer kleine incidentjes. Tijdens de piekuren handelde de applicatie 1000 - 1500 requests per minuut af.”
Tijdens de piekmomenten printten ruim 5.000 deelnemers hun badge via de self service units, haalden hun entitlements op en boekten hun extra courses. “Het was mooi om te zien hoe Oxygen dit alles verwerkte.”
Klaar voor de toekomst
Met de nieuwe Oxygen applicatie wil de EAU meer kwaliteit leveren en efficiënter werken. Nu en in toekomst. In de toekomst zal zichtbaar worden of dit echt gelukt is.
“De prestaties van Oxygen tijdens het eerste jaarlijkse EAU congress geven de gebruikers veel vertrouwen naar de toekomst toe.”
Met de loop der tijd wordt Oxygen geoptimaliseerd en mogelijk doorontwikkeld naar een standaard product voor andere wetenschappelijke verenigingen.
